Nyilvános másolatkészítési szabályzat

A Másolatkészítési Szabályzat (továbbiakban: szabályzat) célja biztosítani a Lidl Magyarország Bt. által kezelt ügyekben érkezett eredeti, papíralapú irat hiteles elektronikus másolattá történő átalakításának rendjét a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: Dáptv.), a digitális állampolgárság egyes szabályairól 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Vhr. és a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 2014. július 23-i 910/2014/EU RENDELETE (a továbbiakban: elDAS) figyelembevételével.

Papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Hiteles elektronikus másolat: Valamely nem elektronikus dokumentumról a Dáptv. Vhr. szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.

Képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét.

Tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum – a joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést

Metaadatok: a másolat létrehozásával és hitelesítésével kapcsolatos kiegészítő adatok

Másolatkészítő: A másolat készítésével a beső szabályzat szerint megbízott munkavállaló.

Másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott zárt rendszert alkotó hardver, szoftver, valamint ezek együttese.

Hitelesítési záradék: a másolat megfelelőségét és eredetiségét tanúsító szöveg

Elektronikus időbélyegző: "Olyan elektronikus adatok, amelyeket más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét és sértetlenségét." (eIDAS [1] 3. cikk 25. pont)

Minősített elektronikus aláírás: "Olyan, fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet minősített elektronikus aláírást létrehozó eszközzel állítottak elő, és amely elektronikus aláírás minősített tanúsítványán alapul." (eIDAS [1] 3. cikk 12. pont)

Minősített elektronikus időbélyegző: "Olyan elektronikus Időbélyegző, amely megfelel az eIDAS

Rendelet [1] 42. cikkében megállapított követelményeknek " (eIDAS [1] 3. cikk 34. pont)

Személyi hatály: a jelen eljárásrend mindazon, az A. függelékben megjelölt személyekre kiterjed, akik alkalmazzák, üzemeltetik, ellenőrzik, módosítják a másolatkészítést megvalósító informatikai rendszert,illetve azon személyekre is, akik a másolatkészítéssel kapcsolatos bármely tevékenységet végeznek a Lidl Magyarország Bt. megbízásából. Az 1. számú függelék nem nyilvános.

A hiteles másolatot csak erre előzetesen kijelölt, feljogosított személy készítheti.

A jogosult személyek nevét és a jogosultság időtartamát a belső szervezeti nyilvántartásban (A. függelékben) rögzíteni kell.

Tárgyi hatály: jelen eljárásrend kiterjed az eredeti, papíralapú iratokról történő másolatkészítéshez kapcsolódó valamennyi informatikai rendszerre (így az operációs rendszer, adatbázis kezelő, adatbázis, alkalmazások, adattárolók és adathordozók, valamint az informatikai rendszerben használt dokumentációkra).

Időbeli hatály: a jelen eljárásrend a szabályzat kiadásának napjától annak módosításáig, vagy visszavonásáig hatályos.

Manuális szakasz:

A dokumentumot kezelő szervezeti egység rendelkezésre bocsátja a másolatkészítésre szánt dokumentumot. A másolatkészítő a beérkező vagy keletkező papíralapú dokumentumokat legalább 200-300 dpi, szürkeárnyalatos vagy fekete-fehér PDF formátumban szkenner segítségével digitalizálja.

Az elektronikus, valamint az eredeti papír alapú dokumentum minden oldalát egyedileg képi megfeleltetés szerint ellenőrizni kell, tartalmi egyezőséget szintén vizsgálni kell. Ha az egyezőség nem biztosítható, újra szkennelés szükséges, a hibás vagy hiányos szkennelt dokumentumot pedig törölni kell a rendszerből.

Automatizált szakasz:

Ha a szkennelt és a papíralapú dokumentum megegyezik, a másolatot hitelesíteni kell a Microsec Zrt. által biztosított AutoSigner alkalmazás használatával, mely során külön záradéklapon elhelyezésre kerül a szervezet nevét, másolatkészítő személy nevét, a rendszer nevét és kódját, a szabályzat címét, verzióját és URL-t, a digitalizálás és hitelesítés időpontjait tartalmazó záradék. A záradéklap mintaszövege az 1. számú mellékletet képezi.

A digitális másolatot a vonatkozó jogszabályi előírások szerint kell megőrizni. A dokumentumok őrzése, rendelkezésre állásának és olvashatóságának biztosítása, majd megsemmisítése a másolatkészítőt megbízó szervezeti egység feladata.

Az eredeti papír alapú dokumentumot az irattározásra vonatkozó szabályok alapján kell kezelni és megőrizni.

Az elektronikus iratok megőrzési idejét a tartalmukra vonatkozó szabályok szerint kell megállapítani, és azoknak megfelelő ideig az elektronikus iratokat meg kell őrizni.

Az elektronikus iratok az egyes iratokra vonatkozó megőrzési határidő(k) lejárta után selejtezhetőek. Az elektronikus adathordozón levő iratok, nyilvántartások selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint, az elektronikus adathordozók specifikus biztonsági szempontjainak figyelembevételével történik.

Belső szabályzatban rögzítve